Fejl-fejring og fire andre tiltag der giver bedre videndeling

Få fem tiltag der styrker arbejdspladsens videndeling, skærper samarbejdet og øger effektiviteten i den fælles opgaveløsning.

Vi bliver alle bedre til at løse vores arbejdsopgaver, når arbejdspladsens videndeling fungerer. En god videndeling på arbejdspladsen skaber et udviklende læringsmiljø og løbende kompetenceudvikling. Ideelt bliver viden til fælleseje og skaber grobund for bedre samarbejde, øget effektivitet, innovation og videreudvikling til en bedre løsning af arbejdspladsens opgaver.

Det handler derfor om, at arbejdspladsen skaber større kendskab til kollegaers kompetencer, viden og erfaringer. Det kan gøres ved at indføre strukturer, redskaber og øvelser, der bidrager til et involverende arbejdsmiljø, hvor fælles og individuelle kompetencer kommer frem i lyset, hvor alle kan lære af dem.

Fem tiltag til styrket videndeling:

  

  • Videndeling på møder: Afsæt tid til videndeling på fx teammøder eller mindre personalemøder. Det kan fx gøres ved at indføre 10 minutter til videndeling en gang om måneden eller hvert kvartal. En måde at gøre det på er at opdele deltagerne i tomandsgrupper bestående af medarbejdere, der normalt ikke arbejder sammen. De skiftes til at interviewe hinanden om udfordringer og succesoplevelser i arbejdet. Fx med 2,5 minutter til hvert interview. Afhængig af behov kan hver gruppe efterfølgende fremlægge, hvad de synes er interessant at dele med de resterende grupper. Det kan gøres på ca. 5 minutter. Øvelsen kan tilpasses efter behov. Det handler om at få opbygget faste og velkendte rutiner, hvor delingen af viden prioriteres, og det er mindre personalemøder en god anledning til.  
         
  • Fejr jeres fejl: Hvad enten man er medarbejder eller leder, så ved man godt, når man har fejlet, så hvorfor ikke få det frem i lyset? At opbygge en fejl-fejringskultur handler om at pakke gabestokken væk og bruge fejl konstruktivt til at udvikle og forbedre opgaveløsningen, så fejl undgås. Alle laver fejl, så hvorfor ikke lære af det. 
      
  • Anerkend også 'lavstatus' viden: Hver arbejdsplads har sine egne kulturelle normer for, hvad der er lav- og højstatus viden. Men sammenhængen er ofte irrationel, for det der bliver betragtet som lavstatus viden kan samtidig være vigtig viden for arbejdspladsen.  Det er de færreste arbejdspladser, der fungerer optimalt, hvis computeren ikke kan komme på internettet, printeren melder papirstop, eller hjemmesiden ikke bliver opdateret. Det handler ikke om, at alle skal have de samme kompetencer. Det handler om at dyrke en anerkendende arbejdskultur, hvor viden vurderes for dets bidrag til arbejdspladsens opgaveløsning. Det skaber et bedre arbejdsmiljø, og det bidrager med vigtig viden om arbejdspladsens samlede opgaveløsning.
      
  • Fysiske møder styrker videndeling: Delingen af viden mindskes markant, når der er mere end 50 meter mellem mennesker. Det er svære at dele og modtage viden med mennesker, man ikke er i fysisk nærhed af – også selvom de blot sidder på en anden etage. Der skal dog ikke mere til end et enkelt møde i ny og næ for at styrke videndelingen markant. Har man tidligere set hinanden i øjnene, er det mærkbart nemmere at tage kontakt, når man har et spørgsmål.
       
  • Tænk videndeling ind i arbejdspladsens fysiske omgivelser: Tillader arbejdsopgaverne og de ansattes temperament, at man arbejder i åbne kontorfællesskaber, så kan det styrke delingen af viden på arbejdspladsen. Som medarbejder er man mere tilgængelig for andre, når man sidder i samme lokale, og det har en naturlig positiv effekt på deling af viden.

Hent de fem råd til bedre videndeling på arbejdspladsen i en samlet pdf-fil

Fælles videnbank skaber struktur

Det er nærliggende at bruge intranettet, hjemmesiden eller fællesdrevet som arbejdspladsens fælles videnbank. Det kan fungere rigtig godt, da det bidrager til en struktur, hvor fælles viden bliver tilgængelig for alle. Men det kræver, at der i arbejdspladsens kultur er en vilje til at bruge redskabet til at dele og modtage viden. Samtidig rummer sådanne vidensbanker kun eksplicit viden.

Eksplicit og tavs viden

Teoretisk opdeler man viden i to typer. Den viden som vi på arbejdspladsen ved, at vi har, bliver kaldt for den eksplicitte viden. Den består ofte af informationsviden og ses i fx rapporter, databaser og referater. Det antages at eksplicit viden står cirka for 10 til 20 procent af arbejdspladsens samlede mængde af viden.

På den anden side har vi den tavse viden, som er baseret på enkelte personers faglige viden og erfaringer. For at aktivere den tavse og ubevidste viden kræver det, at den enkelte medarbejder kommer på banen. På trods af at den tavse viden anslås at udgøre omkring 80 til 90 procent af arbejdspladsens samlede mængde af viden, så kræver det særlige tiltag at få den tavse viden aktiveret.  

Vi videndeler gerne på din arbejdsplads

Vil I arbejde med jeres videndeling på jeres arbejdsplads – og har brug for sparring til at komme videre, så kontakt Kompetencesekretariatet. Vores konsulenter tager gerne rådgivningen ud til jeres arbejdsplads og viser, hvordan andre arbejdspladser har imødekommet udfordringer, der minder om dem, I gennemgår. Vi sparrer også gerne med jer om, hvordan vi når frem til et specifikt projekt, der passer til jeres arbejdsplads. Og så viser vi jer gerne vejen til en ansøgning om støtte til kompetenceudviklingsprojektet.

Kontakt os på 33 18 69 69 eller info@kompetenceudvikling.dk

Videndeling handler om mennesker

Ligesom al anden menneskelig kontakt er videndeling baseret på et balancerende forhold mellem, hvad der gives, og hvad som modtages.

Videndeling trives derfor bedst, når den opfattede værdi af videndelingen er større end den opfattede omkostning ved videndelingen.